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電帳法対応、プロダクトとして「何ができていれば対応済み」と言えるのか

3 つの区分を理解する ── 何が義務で、何が任意か

3 つの区分を理解する ── 何が義務で、何が任意か

電帳法の理解で最初につまずくのが 3 つの区分 です。「電帳法対応」と一括りに語られがちですが、実際は性質も義務度もまったく違う 3 つが同居しています。この章で 3 区分をきっちり区別できるようになると、以降のすべての要件の話が見通せるようになります。

graph TD
    A[電子帳簿保存法] --> B[① 電子帳簿等保存<br>任意]
    A --> C[② スキャナ保存<br>任意]
    A --> D[③ 電子取引データ保存<br>義務]

    B --> B1[自分で電子的に作成した<br>帳簿・書類を電子保存]
    C --> C1[紙で受け取った書類を<br>スキャンして電子保存]
    D --> D1[電子的にやり取りした<br>データを電子保存]

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    style B fill:#e8f5e8
    style C fill:#e8f5e8

① 電子帳簿等保存【任意】

「自分で電子的に作成した」帳簿・書類を、紙に印刷せず電子のまま保存するための区分です。

  • 対象：自分で最初から一貫して PC 等で作成している帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）と、自分が発行する請求書の控えなど
  • 法的根拠：電帳法第 4 条第 1 項（帳簿）・第 2 項（書類）
  • 義務度：任意。紙で印刷して保存するなら、この区分は無視してよい

会計ソフトで作った帳簿を PDF や CSV で残しておく、というのがこれに該当します。「優良な電子帳簿」の要件を追加で満たすと 過少申告加算税が 5% 軽減 される特典が付きます（後章で詳述）。

② スキャナ保存【任意】

紙で受け取った書類をスキャンして電子で保存するための区分です。

  • 対象：取引先から受け取った紙の領収書・請求書・契約書など（決算関係書類は除く）
  • 法的根拠：電帳法第 4 条第 3 項前段
  • 義務度：任意。紙のまま保存するなら、この区分は無視してよい

スマホで撮った領収書画像を保存するクラウド経費精算は、この区分に対応するソフトです。要件を満たして電子保存すれば、原本の紙は処分してよくなります。

③ 電子取引データ保存【義務】

ここが最重要です。 唯一の 義務区分 です。

  • 対象：注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書 に相当する 電子データを電子的にやりとりした場合
  • 法的根拠：電帳法第 7 条
  • 義務度：全事業者・義務。電子データを電子のまま保存しなければならない（紙印刷だけで済ませることは原則不可）

「電子取引」の例（一問一答に列挙されているもの）：

  • EDI 取引
  • 電子メールでの PDF 授受（請求書 PDF をメール添付で送受信）
  • クラウドサービス（請求書発行 SaaS、経費精算 SaaS、契約書管理 SaaS）
  • EC サイトでの購入（Amazon ビジネス、楽天ビジネス、ヨドバシなど）
  • インターネットバンキング
  • スマホアプリ決済
  • ペーパーレス FAX
  • DVD 等記録媒体での授受

要するに、業務で何かしら電子データの請求書・領収書を扱っているなら、ほぼ全事業者がこの③ の対象になります。「うちは紙で運用してるから関係ない」は通用しません。Amazon でモノを買った時点で③ の対象です。

区分判定フローチャート

自社プロダクトがどの区分に該当するか、これで判定できます。

flowchart TD
    Q1{プロダクトが扱うデータは<br>誰が作ったもの？}
    Q1 -->|自社利用者が作成| Q2{紙にも残す？}
    Q1 -->|外部から受領| Q3{受領形式は？}

    Q2 -->|電子のみで保存| C1[① 電子帳簿等保存]
    Q2 -->|紙でも保存| OUT1[電帳法の対象外<br>※紙の保存ルールに従う]

    Q3 -->|紙で受領 → スキャン| C2[② スキャナ保存]
    Q3 -->|最初から電子データ| C3[③ 電子取引データ保存<br>★義務★]

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    style C1 fill:#e8f5e8
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例えば請求書 SaaS は、

  • 発行側機能 → 自社控えを電子保存するなら ① 電子帳簿等保存 の領域
  • 受領側機能 → メールや API で受け取った請求書 PDF を保存するなら ③ 電子取引データ保存 の領域

と、機能ごとに該当区分が変わります。自社プロダクトの各機能がどの区分に紐付くか、機能単位でマッピングしておく のがファーストステップです。

まとめ

  • 電帳法は 3 区分（電子帳簿等保存／スキャナ保存／電子取引データ保存）に分かれる
  • 義務なのは ③ 電子取引データ保存だけ。① と ② は任意
  • プロダクトの各機能を 3 区分にマッピングするのが対応の出発点

次章では、③ を中心に 守らなければならない要件（真実性・可視性）を詳しく見ていきます。